Полезные советы организаторам мероприятий

Не все организаторы праздников и других мероприятий знают о существовании правила The Duck Face Rule (в русском переводе «Утиное лицо»). А правило это весьма интересное и важное. Ваш внешний облик должен подчеркивать, насколько вы спокойны и довольны жизнью. Пусть никто не догадывается, что вы усиленно перебираете под водой лапками, продвигаясь вперед.

Любое мероприятие, особенно масштабное, является сложной задачей в организационном плане. Чтобы оно оказалось успешным, используйте несколько следующих советов. Посмотрите здесь.

1. Конкретизация задачи.

Четко определите для себя, в каком формате вы собираетесь провести свое мероприятие. Что это будет – пышный праздник, жест благодарности деловым партнерам, доведение нужной информации до заинтересованных лиц? Исходя из поставленной цели, нужно разрабатывать и саму концепцию мероприятия.

2. Планирование.

Стоит разработать четкий план, в котором будут прописаны все действия для каждого из тех, кто будет помогать готовить мероприятие. Конкретизируйте свои и чужие шаги, уделяя внимание мелочам.

3. Расчет бюджета.

Все задачи в вашем плане должны быть отражены в точной смете. Нелишним будет и предусмотреть резервные средства – мало ли что случится в процессе подготовки.

4. Составление резервного плана.

Вполне может получиться, что на каком-то этапе готовый план дает сбой – например, выбранное помещение не вмещает всех участников. Продумайте «пути передислокации».

5. Разделение ответственности.

Учтите, что члены вашей команды должны не только подготовить мероприятие, но и провести его. Поэтому заранее распределяйте обязанности каждого непосредственно в день проведения.

6. Создание нужной атмосферы.

Не только вы должны быть спокойны и уверенны в отличной подготовке мероприятия, но и все ваши помощники. Помните, что общая атмосфера играет важнейшую роль. Помните об уровне сервиса, пусть ваши гости окажутся довольны обслуживанием.

7. Генеральная репетиция.

Не менее чем за сутки до дня мероприятия обязательно проверьте все, начиная от проверки выполненных основных задач и заканчивая мелочами. Стоит подумать о чек-листах, сверить графики. Пусть программа мероприятия будет на руках у каждого члена вашей команды.

8. Подведение итогов.

Даже если мероприятие прошло удачно и все довольны, после его окончания устройте разбор полетов. Наверняка выяснятся какие-то нюансы, которые при подготовке вы не учли. Зато их можно будет взять на вооружение при организации вашего следующего мероприятия.