Кто такие секретари-референты - описание от курсов секретарей-референтов

Каждый в своей жизни сталкивался или столкнется с выбором профессии. Интересной, нескучной должностью является секретарь – референт. У многих людей сложилось такое мнение, что в данной профессии нет ничего сложного, делать кофе, чай для шефа, перебирать корреспонденцию и т.п. А это не так! В данной статье собрана основная информация о профессии, описаны обязанности, и какие личностные качества должны быть у секретаря – референта.

Во—первых, можно сказать, что секретарь референт — это достаточно востребованная секретарская должность. Человек, занимающий данную должность, непросто отвечает на телефонные звонки, печатает документы, отправляет письма, но и является личным помощником руководителя.

Во—вторых, данная профессия очень важна, особенно в крупных компаниях. Она обеспечивает четкую и отлаженную работу руководства, экономит их время.

На сегодняшний день, согласно статистике эта должность является одной из перспективных профессий на трудовом рынке.

Чем отличается секретарь от секретаря референта

Чем занимается секретарь

В основные обязанности секретаря входит: встреча посетителей, телефонные переговоры, подготовка документов на подпись, просмотр и отбор корреспонденции, ответы на стандартные запросы, покупка канцтоваров. В зависимости от специфики компании (большая/маленькая организация, занимается импортом/экспортом и т.д ) функциональные обязанности могут быть расширены.

Что делает секретарь референт

Секретарь референт – это «правая рука» управляющего. Помимо основных обязанностей секретаря, он дополнительно составляет распорядок дня руководителя, ищет, подбирает необходимую информацию, подготавливает проекты решений и текстов выступлений руководящего состава, заказывает гостиницы и билеты, составляет и редактирует отчеты, ведет протоколы совещаний, организовывает встречи, работает с базами данных, организовывает и координирует связи между отделами и многое другое.

Если рассматривать вопрос: «Референт – это кто?» и обратиться к Википедии мы увидим, что это латинское слово — reference, references. Переводится как: относящий, сопоставляющий, воспроизводящий; сообщающий о реферате. В других словарях, например в современном экономическом словаре (авторы: Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.) можно найти другую расшифровку данного слова, а именно: «Должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации».

Вывод. Из краткого описания профессий главным отличием можно назвать то, что очень часто секретарь—референт владеет конфиденциальной информацией и несет большую ответственность, чем простой секретарь.

Основные навыки, которые необходимы секретарю референту:

1. опыт работы с персональным компьютером;
2. знание иностранных языков;
3. стрессоустойчивость и самообладание;
4. коммуникабельность;
5. культура общения;
6. аккуратность и пунктуальность;
7. грамотность, хорошая устная и письменная речь;
8. хорошая память;
9. находчивость;
10. организаторские способности;
11. сосредоточенность внимания.

Одним из главных требований, конечно, является ответственность. Если вас заинтересовала данная тема, то здесь при желании вы сможете узнать подробнее на курсах секретарей-референтов https://spbshb.ru/. От того, насколько качественно будет выполнена работа секретаря — референта, насколько ответственно он подойдет к этому и будет зависеть репутация руководства и всей компании в целом.

Дополнительно рекомендуется знание психологии общения и этики.

Обучение на секретаря референта

В настоящее время получить образование достаточно просто. Учиться на референта можно на специализированных курсах секретарей или переводчиков. Во многих организациях предлагают обучение на месте. Но следует помнить, что высшее образование, знание языков всегда ценится и приветствуется в любых компаниях, а в некоторых организациях является одним из основных факторов при отборе кандидатов.

Основная сфера деятельности

Административная офисная работа, ресепшен, секретарь, референт, делопроизводство, работа с оргтехникой, командировки.

Плюсы и минусы профессии

Основными положительными чертами данной профессии является ее востребованность, огромный опыт деловых переговоров, налаживания контактов, развитие коммуникабельности, умения принимать быстро и правильно решения. Работа с документами дает возможность повысить свои знания в области менеджмента, юридической сфере, а также в экономике. У специалистов, с большим опытом работы – высокие зарплаты. Постоянные знакомства с новыми «полезными» людьми, в будущем могут помочь в организации личного бизнеса или подняться по карьерной лестнице.

Минусам можно назвать загруженность, спешка, а именно выполнение работы в максимально сжатые сроки, необходимость обрабатывать огромное количество данных и документов, ненормированные рабочие дни, частая переработка, большая ответственность. Чаще всего необходимо отодвигать на задний план все личное и полностью отдаваться работе.

Возможность карьерного роста

К сожалению перспектив немного. Все зависит от профессионализма человека, желания самообучаться, а также от структуры организации. Так как профессия включает в себя достаточно широкий круг полномочий, при соответствующих возможностях компании, возможен переход в другой специализированный отдел, заняться другой сферой деятельности, другими словами можно сделать карьеру внутри самой профессии. Или, набравшись соответствующего опыта, создать свой собственный бизнес.

Из всего описанного выше, можно сделать заключение, что секретарь референт – это офисный работник с большим кругом обязанностей от ресепшиониста до личного помощника руководителя. Тот кто решил посвятить себя данной профессии должен быть готов к тому, что надо будет приспосабливаться к стандартному рабочему графику своего руководства и основную часть своего времени быть в состоянии «боевой» готовности. Скучать времени нет!